Workflow, Automatisierung und ScriptRunner: Was ist der Unterschied?

Inhaltsverzeichnis

• Jira-Workflow
  • Was ist ein Jira-Workflow und warum verwenden wir ihn?
• Automatisierung in Jira
• ScriptRunner
  • Wie installiert man ScriptRunner?
• Wann sollte welches Tool verwendet werden?
• Company-Managed Projekte und Team-Managed Projekte in JIRA
  • Jira Company Managed Projekt
  • Jira Team Managed Project
  • Hauptunterschiede zwischen Company-Managed und Team-Managed Projekten
• Company vs. Team Managed Projekte in JIRA: Was Sie wissen sollten
  • Company-Managed Projekte
  • Team-Managed Projekte
• Schlussfolgerung
• Benötigen Sie Hilfe mit ScriptRunner oder Jira? Wir sind für Sie da!

Wenn Sie mit JIRA arbeiten, sind Sie wahrscheinlich schon auf Begriffe wie JIRA Workflow, JIRA-Automation oder ScriptRunner gestoßen. Diese Begriffe klingen vielleicht etwas technisch, aber in Wirklichkeit handelt es sich nur um verschiedene Möglichkeiten, Ihre Arbeit in JIRA einfacher und effizienter zu gestalten.

Jira ist für sich genommen ein großartiges Tool für die Verwaltung von Aufgaben, Projekten oder die Softwareentwicklung. Aber wenn wir unsere Arbeit vereinfachen und rationalisieren wollen, kommen verschiedene Add-ons und Erweiterungen ins Spiel, die Jira zu einem noch leistungsfähigeren und intelligenteren Assistenten machen.

In diesem Artikel sehen wir uns an, welche Tools Ihnen die Arbeit in Jira erleichtern können, sei es durch Automatisierung, Anpassung von Workflows oder einfach durch mehr Kontrolle bei weniger Aufwand.

Mit diesen Tools können Sie Routineaufgaben vereinfachen, die Zusammenarbeit beschleunigen und vor allem das Risiko von Fehlern oder übersehenen Schritten verringern. Wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe mit einer deutschen Übersetzung versehen wollen, die Sie über ein benutzerdefiniertes Feld definieren, können Sie festlegen, dass die Aufgabe erst dann in den Status “Erledigt” verschoben werden kann, wenn dieses Feld auf “Ja” gesetzt ist.

Während JIRA Workflow und Automation integrierte Funktionen von JIRA sind, ist ScriptRunner ein externes Add-on, das separat installiert werden muss und kostenpflichtig ist.

ScriptRunner for JIRA ist ein sehr leistungsfähiges Tool, mit dem Sie Aufgaben erledigen können, die mit normaler Automatisierung oder Standard-Workflows nicht möglich sind.

Der Nachteil für diese Flexibilität ist, dass Sie zumindest einige Grundkenntnisse in der Groovy-Skripterstellung benötigen.

Tool	Funktion	In JIRA integriert?	Komplexität
Workflow	Verwaltet den Aufgabenablauf (Schritt für Schritt)	✅ Ja	Niedrig
Automation	Löst automatisch einfache Aktionen aus	✅ Ja	Niedrig/Mittel
ScriptRunner	Verarbeitet erweiterte Skripte und komplexe Logik	❌ Nein (erfordert Installation)	Hoch (für Administratoren)

Jira-Workflow

Was ist ein Jira-Workflow und warum verwenden wir ihn?

Ein Jira-Workflow ist ein Prozess, der definiert, wie Aufgaben (Issues) verschiedene Status durchlaufen - von der Erstellung bis zum Abschluss. Jede Aufgabe hat einen klar definierten Pfad, zum Beispiel: Zu erledigen → In Bearbeitung → In Prüfung → Erledigt.

Workflows helfen uns, Entwicklung, Genehmigungen und Issues besser zu verwalten. Sie sorgen für Klarheit und Konsistenz und ermöglichen die Automatisierung bestimmter Schritte. Auf diese Weise weiß jeder im Team genau, in welchem Stadium sich eine Aufgabe befindet und was als Nächstes getan werden muss.

Einfach ausgedrückt ist ein Workflow der Weg, den eine Aufgabe von der Erstellung bis zum Abschluss durchläuft. Zum Beispiel:

Ein Workflow unterstützt Sie dabei, den Überblick darüber zu behalten, wer woran arbeitet und was in den einzelnen Phasen geschehen soll. Sie können ihn an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen.

Automatisierung in Jira

Mit JIRA-Automation (Automatisierung) können Sie Regeln erstellen, die besagen: “Wenn etwas passiert, wird automatisch eine andere Aktion ausgelöst.” Jede Regel der Jira-Automation besteht aus folgenden drei Teilen:

• Auslöser - Es wird gefragt, was die Regel auslöst - zum Beispiel der Übergang einer Aufgabe in einen anderen Status
• Bedingung - Es wird gefragt, ob die Bedingung erfüllt ist
• Aktion – Es wird gefragt, was geschehen soll
  Lassen Sie uns ein Beispiel erstellen, bei dem eine E-Mail als Benachrichtigung gesendet wird, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist, insbesondere wenn im Feld “Übersetzung nach” nicht “Deutsch” als Übersetzung ausgewählt ist.
• Auslöser: → Issue übergegangen → Zu: “Bereit zur Genehmigung”
• Bedingung: → Feld “Übersetzt nach” → Ist nicht gleich → Ja
• Aktion: → E-Mail versenden

ScriptRunner

ScriptRunner ist ein Tool, das Sie zu JIRA hinzufügen können, um bei der Automatisierung und Anpassung von Prozessen zu helfen, die JIRA nicht standardmäßig durchführt. Es ist wie eine zusätzliche Funktion, die Sie an JIRA anhängen können, um die Verwaltung von Aufgaben zu erleichtern.

ScriptRunner ist eine großartige Option. Der Nachteil ist, dass zumindest grundlegende Programmierkenntnisse (in der Regel in der Programmiersprache Groovy) erforderlich sind, um alle Möglichkeiten voll auszuschöpfen. Daher ist es eher für fortgeschrittene Benutzer und Administratoren geeignet, die JIRA an ihre speziellen Bedürfnisse anpassen möchten.

Wie installiert man ScriptRunner?

ScriptRunner ist nicht in der Basisinstallation von JIRA enthalten, Sie müssen es also als externes Plugin installieren. Der Installationsprozess ist ganz einfach:

1. Gehen Sie zu den JIRA-Einstellungen.
2. Wählen Sie die Option Apps.

3. Klicken Sie auf den Abschnitt Neue Anwendungen suchen.
4. Suchen Sie nach ScriptRunner.
5. Klicken Sie auf Installieren.

Wann sollte welches Tool verwendet werden?

• Wenn es darum geht, Teamarbeit und Prozesse zu organisieren, ist Workflow das ideale Tool. Er hilft sicherzustellen, dass jeder Schritt in einem Projekt oder einer Aufgabe auf organisierte Weise und nach den richtigen Schritten und Regeln ausgeführt wird. Er eignet sich hervorragend, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

• Wenn Sie wiederkehrende Aufgaben haben, die schnell und automatisch erledigt werden müssen, sollten Sie auf Automatisierung (Automation) setzen. Dies spart Zeit und macht die Dinge effizienter, indem sie langweilige, sich wiederholende Aufgaben für Sie erledigt, sodass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

• Wenn Sie spezielle Anforderungen haben oder mehr Flexibilität wünschen, ist hingegen ScriptRunner die beste Wahl. Damit können Sie benutzerdefinierte Skripte für spezielle Aufgaben oder Prozesse erstellen und haben die volle Kontrolle darüber, wie die Automatisierung und Integration erfolgt. Dieses Tool eignet sich perfekt für Situationen, in denen Sie etwas Leistungsfähigeres benötigen, das genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Company-Managed Projekte und Team-Managed Projekte in JIRA

In JIRA hängen die Möglichkeiten zur Verwendung von Workflow, Automation und ScriptRunner vom Projekttyp (Company Managed oder Team Managed) ab.

Company-Managed Projekte (Unternehmensverwaltete Projekte) sind stärker zentralisiert und strukturiert. Das bedeutet, dass alle Teams innerhalb des Unternehmens bei der Bearbeitung von Aufgaben die gleichen Schritte befolgen müssen und die Prozesse für alle gleich sind - mit den gleichen Regeln, Workflows und Vorlagen.

Diese Projekte werden in der Regel von Administratoren oder Personen in höheren Positionen innerhalb des Unternehmens verwaltet.

Team-Managed Projekte (Teamverwaltete Projekte) bieten mehr Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten für einzelne Teams. Teams können Workflows, Felder, Vorlagen und andere Einstellungen an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Diese Art von Projekt ist einfacher zu handhaben und erfordert nicht so viel Verwaltungsaufwand wie ein unternehmensverwaltetes Projekt.

Jira Company Managed Projekt

Workflow:

• Sie haben die volle Kontrolle über den Workflow.
• Sie können Post-Funktionen, Bedingungen und Validatoren verwenden, um Workflows an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Automatisierung:

• Mittels Automation (Automatisierung) können Sie komplexe Regeln für die Verwaltung von Übergängen zwischen Zuständen, das Senden von Benachrichtigungen, das Erstellen oder Zuweisen von Issues usw. erstellen.

ScriptRunner:

• Sie können Skripte verwenden, um Workflows zu ändern, Aktionen zu automatisieren, Validierungen durchzuführen und Post-Funktionen zu erstellen oder um komplexere Vorgänge an Issues auszuführen.

Jira Team Managed Project

Workflow:

• Teamverwaltete Projekte haben einfachere Workflows.
• Sie können die Workflows nicht so detailliert anpassen, aber Sie können Phasen und Übergänge innerhalb des Projekts einstellen.

Automatisierung:

• Sie können Jira-Automation verwenden, die in den meisten Paketen enthalten ist und sowohl für die grundlegende als auch für die erweiterte Automatisierung gedacht ist.

ScriptRunner:

• ScriptRunner ist in teamverwalteten Projekten nicht verfügbar. Dieses Tool ist spezifisch für unternehmensverwaltete Projekte.

Hauptunterschiede zwischen Company-Managed und Team-Managed Projekten

• Company Managed Projekt: Sie haben die volle Kontrolle über die Workflows und können Automatisierung und ScriptRunner vollständig nutzen.
• Team Managed Projekt: Bietet einfachere Workflows und die Möglichkeit, Automatisierung zu nutzen, enthält aber keinen ScriptRunner für fortgeschrittene Skripterstellung.

Merkmal	Team-Managed Projekte	Company-Managed Projekte
Workflow	Einfach, flexibel, das Team legt seine eigenen Prozesse fest	Standardisiert, von Administratoren für die gesamte Organisation verwaltet
Automatisierung	Einfache Einrichtung, Konzentration auf einfache Aufgaben	Fortschrittlich, zentralisiert, geeignet für mehrere Teams und die Organisation
ScriptRunner	Begrenzte Optionen, in der Regel nicht verfügbar	Erweiterte Skripterstellung, ermöglicht komplexe Anpassungen

Company vs. Team Managed Projekte in JIRA: Was Sie wissen sollten

• In JIRA ist es nur eingeschränkt möglich, einen Workflow mit einer solchen Einschränkung direkt zu erstellen und auf ein teamverwaltetes Projekt (TMP) anzuwenden, da TMP-Projekte über isolierte Workflows verfügen und nicht das gleiche Maß an Anpassungsmöglichkeiten bieten wie unternehmensverwaltete Projekte (CMP).

• Im Folgenden wird daher die empfohlene Vorgehensweise für die Einrichtung von Regeln für jedes Projekt beschrieben, um unsere Anforderungen bestmöglich zu erfüllen. Für CMP empfehlen wir, die volle Flexibilität bei der Erstellung von Workflows zu nutzen, während es für TMP am besten ist, die Automatisierung zu nutzen, die die notwendige Funktionalität bietet, ohne dass eine erweiterte Anpassung des Workflows erforderlich ist.

In den folgenden Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie den Workflow und die Automatisierung für das Feld Erledigte Übersetzung einrichten, das ausgefüllt werden muss, bevor eine Aufgabe in den Status Erledigt verschoben werden kann.

Company-Managed Projekte

Einrichten von Regeln im Workflow mit Validatoren:

Öffnen des Workflows:

1. Gehen Sie zu Jira Einstellungen > Issues > Workflows.

2. Suchen Sie den Workflow, den Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.

Hinzufügen eines Validators zur Transition:

1. Klicken Sie auf den Übergang (z. B. von In Bearbeitung zu Erledigt).

2. Gehen Sie auf die Registerkarte Validatoren.
3. Klicken Sie auf Validator hinzufügen.

Konfigurieren des Validators:

1. Wählen Sie die Art der Validierung:
   • Feld erforderlich Validator: Prüft, ob das Feld “Hauptfrage” ausgefüllt ist.

2. Wenn Sie weitere Prüfer benötigen, können Sie weitere hinzufügen. Fügen Sie zum Beispiel einen Validator hinzu, der prüft, ob das Feld Unterfrage ausgefüllt ist.
3. Der Validator verhindert den Übergang, wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind.

Veröffentlichen des Workflows:

1. Klicken Sie auf Entwurf veröffentlichen, um Ihre Änderungen zu speichern.

Team-Managed Projekte

Schritte zum Einrichten von Automatisierungsregeln in den teamverwalteten Projekten:

1. Automatisierung öffnen
   1. Gehen Sie zu den Projekteinstellungen: Projekteinstellungen > Automatisierung.
   2. Klicken Sie auf Regel erstellen, um eine neue Regel zu erstellen.

2. Definieren Sie die Regel
   • Auslöser: Änderung des Aufgabenstatus
     1. Klicken Sie auf Auslöser hinzufügen.
     2. Wählen Sie Issue übertragen.
     3. Konfigurieren Sie:
        • Von-Status: (z. B. ein beliebiger vorhergehender Status, wie “In Bearbeitung”).
        • Zum Status: Erledigt.

Bedingung 1: Prüfen Sie die Frage “Übersetzung erledigt”

1. Klicken Sie auf Eine Bedingung hinzufügen.

2. Wählen Sie Issue-Felder-Bedingung.
3. Konfigurieren Sie:
   • Feld: Frage “Übersetzung erledigt”.
   • Zustand: ist eine von.
   • Wert: Nein.

Aktion: Aufgabe zurückgeben, wenn die Bedingungen nicht erfüllt sind

1. Klicken Sie auf Eine Aktion hinzufügen.

2. Wählen Sie Transition Issue.
3. Konfigurieren Sie:
   • Transition Issue in den Zielstatus: (z. B. In Bearbeitung).

4. Eine weitere Aktion hinzufügen:
   • Wählen Sie Kommentar zum Issue hinzufügen.
   • Schreiben Sie den Kommentar: “Die Aufgabe kann nicht nach Erledigt verschoben werden, weil die Übersetzung nicht abgeschlossen ist.”

3. Speichern Sie die Regel
   1. Klicken Sie auf Regel einschalten.
   2. Name einer Regel hinzufügen
   3. Die Regel ist nun für alle Vorgänge im Projekt aktiv.

Schlussfolgerung

Wir verwenden Workflows sehr gerne, weil sie einfach einzurichten sind und unserem Team helfen, Schritte klar zu definieren und den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen. Außerdem nutzen wir die Automatisierung, die unsere Arbeit erheblich vereinfacht. Durch die Automatisierung wird sichergestellt, dass alle Bedingungen der Aufgabe erfüllt sind, bevor wir sie in den Status “Erledigt” oder einen anderen wichtigen Schritt, der die Erfüllung vorheriger Bedingungen erfordert, überführen. Auf diese Weise können wir sicher sein, dass nichts übersehen wird und alles reibungslos und ohne Fehler abläuft.

Das Einrichten und Installieren von ScriptRunner ist ziemlich einfach. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie es geht, finden Sie oben eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, es direkt über JIRA zu installieren.

Nach der Installation sind jedoch einige grundlegende Programmierkenntnisse (in der Regel in der Programmiersprache Groovy) erforderlich, um mit der Software arbeiten zu können. Dafür haben Sie die Möglichkeit, JIRA bis ins kleinste Detail an Ihre speziellen Bedürfnisse anzupassen.

Benötigen Sie Hilfe mit ScriptRunner oder Jira? Wir sind für Sie da!

Wenn Sie Unterstützung mit ScriptRunner oder bei der Optimierung Ihrer Jira-Workflows benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden. Wir helfen Unternehmen seit vielen Jahren bei der Digitalisierung interner Prozesse, mit einem starken Fokus auf die Medizintechnikbranche. Unsere Lösungen decken kritische Bereiche wie Rückverfolgbarkeit, Testmanagement und die Einhaltung regulatorischer Standards wie ISO 13485, IEC 62304, FDA 21 CFR 820.30 und 21 CFR Part 11 im Bereich elektronische Signaturen ab.